1. Kdo je odgovoren za vaše podatke
Platformo mojeDruštvo upravlja 3RZ Rok Zupančič s.p., Stavča vas 1A, 8361 Dvor (info@mojedrustvo.si; v nadaljevanju ponudnik). Vloga ponudnika je odvisna od podatkov:
- Podatke članov, staršev, skrbnikov in drugih oseb v registru društva vodi društvo, ki jih je vpisalo. Društvo je upravljavec, ponudnik pa njegov obdelovalec (Pogodba o obdelavi). Če ste član društva, se za uveljavljanje pravic (dostop, popravek, izbris) obrnite najprej nanj; ponudnik vas bo ob prejemu zahteve napotil k društvu in mu pomagal pri odgovoru.
- Podatke o društvih kot naših strankah (ime in e-naslov društva, naročila, računi, prijavni podatki skrbnikov, seznam čakanja, dnevniki delovanja) obdeluje ponudnik kot upravljavec.
2. Katere podatke obdelujemo in zakaj
| Namen | Podatki | Pravna podlaga |
|---|---|---|
| Registracija in prijava društva | ime društva, e-naslov, zgoščeno geslo, čas prijave | izvajanje pogodbe (čl. 6/1-b GDPR) |
| Varnost in delovanje (seja, preprečevanje zlorab, dnevniki) | IP naslov, brskalnik, čas dostopa | zakoniti interes ponudnika (čl. 6/1-f) |
| Seznam čakanja | e-naslov | privolitev (čl. 6/1-a), prekličete jo z zahtevo na info@mojedrustvo.si |
| Naročila, računi in plačila društev | podatki društva in skrbnika, zneski | pogodba in zakonska obveznost hrambe računov (čl. 6/1-b, c) |
| Merjenje obiska javnih strani (Google Analytics, § 5) | psevdonimni identifikator brskalnika, obiskane strani, približna lokacija, naprava | privolitev (čl. 6/1-a), prekličete jo v nastavitvah piškotkov |
| Podatki članov v imenu društva | ime, kontakt, članstvo, članarine, prisotnost in drugo, kar vnese društvo | določa društvo kot upravljavec; ponudnik jih obdeluje po njegovih navodilih |
Ponudnik ne uporablja avtomatiziranega odločanja ali oblikovanja profilov, ne trži podatkov in ne pošilja oglasnih sporočil. Sporočila članom pošilja le društvo na lasten, izrecen ukaz.
3. Komu podatke posredujemo
Podatke lahko prejmejo podizvajalci, ki jih potrebujemo za delovanje storitve (gostovanje, pošiljanje e-pošte, pošiljanje SMS, branje računov). Njihov seznam z državo obdelave je v Pogodbi o obdelavi. Podatkov ne prodajamo. Organom jih izročimo le, če to zahteva zakon.
Če podizvajalec podatke obdeluje zunaj Evropskega gospodarskega prostora, to storimo le na podlagi standardnih pogodbenih določil ali sklepa o ustreznosti. Gostovanje in SMS sta v Sloveniji, e-pošta prek Amazon SES v EU; zunaj EGP podatke obdelujeta Resend (pošiljanje e-pošte, podatke hrani v ZDA) in Google pri branju računov, ki ga mora društvo izrecno vklopiti, ter pri merjenju obiska javnih strani, če ga dovolite (§ 5), vsi na podlagi EU–ZDA okvira za zasebnost podatkov (DPF) in standardnih pogodbenih določil.
4. Kako dolgo hranimo podatke
- Podatke društva hranimo, dokler traja pogodba; po prenehanju je izvoz mogoč še 30 dni, nato podatke izbrišemo.
- Račune in knjigovodske listine hranimo 10 let.
- Izbrisane datoteke ostanejo 30 dni v košu, nato se trajno izbrišejo.
- Varnostne kopije hranimo 30 dni (dnevne) in 12 mesecev (mesečne); izbrisani podatki iz njih izginejo z iztekom tega roka.
- Telefonske številke in besedila poslanih SMS-ov ter e-naslovi in številke prejemnikov obvestil se po 12 mesecih izbrišejo; ostane le zapis, da je bilo obvestilo poslano.
- Bivšemu članu 10 let po izstopu iz vseh društev izbrišemo osebne podatke (e-naslov, telefon, naslov, datum rojstva, opombe); ostaneta ime in priimek, da zgodovina društva (plačila, prisotnosti) ostane berljiva. Izdanih računov ne spreminjamo.
- Neodzvana ali zavrnjena povabila in prošnje za včlanitev izbrišemo po izteku veljavnosti.
- Seznam čakanja izbrišemo 12 mesecev po obvestilu, da je registracija odprta.
- Seje (naslov IP, brskalnik) se izbrišejo po izteku seje, neuspela opravila po 14 dneh, strežniški dnevniki po 14 dneh.
- Dnevnik sprememb (kdo je kaj spremenil) hranimo 10 let; vrednosti osebnih podatkov (e-naslov, telefon, naslov, datum rojstva) vanj ne zapisujemo, le da so se spremenili.
5. Piškotki in merjenje obiska
Nujni piškotki: sejni piškotek (da ostanete prijavljeni) in piškotek za zaščito obrazcev pred zlorabo. Brez njih storitev ne deluje, zato zanje ne zahtevamo privolitve.
Analitični piškotki — le z vašo privolitvijo. Na javnih straneh (domača stran, blog, kontakt in
pravne strani) obisk merimo z Google Analytics, a šele ko kliknete »Sprejmi«; do takrat se brskalnik z Googlom ne
poveže. Namen je statistika obiska (katere strani se berejo, od kod obiskovalci prihajajo), podlaga je privolitev
(čl. 6(1)(a) Splošne uredbe in 225. člen ZEKom-2). Google Ireland Limited zbira psevdonimni identifikator brskalnika
(piškotka _ga in _ga_*, do 2 let), obiskane strani, približno lokacijo in podatke o
napravi; naslova IP ne shranjuje. Podatki se lahko prenesejo v ZDA na podlagi okvira DPF. Podatke o obisku hranimo
2 meseca, ne povezujemo jih z računi in jih ne uporabljamo za oglaševanje. V aplikaciji po prijavi
merjenja ni.
Privolitev lahko kadar koli prekličete ali spremenite: ali v nogi javnih strani. Ob preklicu piškotke Google Analytics izbrišemo.
6. Vaše pravice
Imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti in ugovora. Pri podatkih, ki jih vodi društvo, jih uveljavljate pri društvu; sami lahko svoje podatke urejate tudi na strani Moj profil, kjer lahko zapustite društvo ali izbrišete profil. Zahtevi za podatke, ki jih vodi ponudnik, pošljite na info@mojedrustvo.si; odgovorimo v enem mesecu.
Če menite, da je obdelava neustrezna, se lahko pritožite pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (www.ip-rs.si).
7. Varnost
Podatke varujemo z ločitvijo podatkov med društvi, dostopnimi pravicami po vlogah, zgoščenimi gesli, šifriranim prenosom (HTTPS) in rednimi varnostnimi kopijami. Ob kršitvi varstva podatkov obvestimo prizadeta društva brez nepotrebnega odlašanja.
8. Spremembe
Politiko po potrebi posodobimo; datum zadnje spremembe je na vrhu strani. O vsebinskih spremembah, ki zadevajo društva, obvestimo po e-pošti ali v aplikaciji.