mojeDruštvo: aplikacija za vodenje društva na enem mestu

Vodenje društva pomeni veliko dela, ki ga nihče ne vidi: seznami članov v preglednicah, položnice za članarino, blagajniški dnevnik, obvestila po e-pošti in telefonu, rezervacije prostorov. mojeDruštvo je aplikacija za vodenje društva, ki vse to združi na enem mestu. Narejena je za slovenska društva in za prostovoljce, ki jim čas za društvo ni neomejen.

Zakaj aplikacija za vodenje društva

V večini društev je administracija razpršena: člani so v eni preglednici, plačila v drugi, dokumenti na nekem računalniku, obvestila v osebni pošti predsednika. Ko se zamenja tajnik ali blagajnik, gre z njim pogosto tudi del znanja. Skupna aplikacija pomeni, da so podatki shranjeni na enem mestu, dostopni pravim ljudem in ostanejo društvu, ne posamezniku.

Najpomembnejše funkcije

Evidenca članov

Register članov s člansko številko, stiki, datumom včlanitve in statusom. Člane lahko uvozite iz obstoječe preglednice, novega člana pa dodate z imenom in priimkom. Mladoletni člani imajo starše ali skrbnike, ki dobijo vsa obvestila. Ko član izstopi, njegova plačila in udeležbe ostanejo v zgodovini društva.

Članarina

Za vsako leto določite višino redne članarine in po potrebi kategorije, na primer za mlade ali upokojence. Položnice UPN s QR kodo pripravi aplikacija, članom pa jih pošljete z enim klikom. Plačila z bančnega izpiska se po sklicu povežejo s člani. Vsak član sam vidi, ali je članarina poravnana.

Finance in blagajna

Prejemke in izdatke vnesete tudi s telefona, račun pa fotografirate in priložite vnosu; po želji ga aplikacija tudi prebere in izpolni podatke namesto vas. Vsak vnos v blagajno dobi zaporedno številko blagajniškega prejemka ali izdatka. Bančne izpiske uvozite v obliki, ki jo izvozi vaša banka. Ob koncu leta vas čarovnik vodi skozi zaključek, računovodji pa pripravite blagajniški dnevnik in poročila.

Računi članom in kupcem

Za vadnine, tečaje, najemnine ali prodajo društvo izda račun posameznemu članu, zunanjemu kupcu ali vsem naenkrat. Račun ima QR kodo za plačilo, plačilo z bančnega izpiska pa se po sklicu poveže z računom. Popravek ali preklic je dobropis, zato izdani računi ostanejo nespremenjeni.

Obveščanje članov

Obvestilo pošljete vsem članom, skupini ali sekciji po e-pošti, SMS-u ali obojem. Besedilo lahko nagovori vsakega prejemnika z imenom, prejemniki pa ne vidijo drug drugega. Pri poslanem obvestilu vidite, komu je bilo dostavljeno in kdo ga je prebral v aplikaciji.

Aktivnosti, koledar in prostovoljske ure

Sestanki, delovne akcije, vadbe in prireditve so v koledarju, tudi ponavljajoči se termini. Pri vsaki aktivnosti zabeležite prisotnost in opravljene ure, iz katerih nastane pregled prostovoljskega dela po članih in sekcijah.

Opravila

Kdo pripelje ozvočenje, kdo naroči malico, kdo podaljša zavarovanje? Vsako opravilo ima odgovorno osebo in rok, lahko je vezano na aktivnost. Odgovornega obvestite z enim klikom, vsak član pa ima svoj seznam opravil.

Funkcije, mandati in volitve

Predsednik, tajnik, blagajnik in drugi nosilci funkcij imajo mandate z začetkom in predvidenim koncem. Volitve na občnem zboru vnesete enkrat, aplikacija pa pokaže, kdo je bil izvoljen ponovno in kdo na novo, koliko časa je kdo opravljal funkcijo in kdaj se mandati iztečejo. Pretekle volitve dodate za nazaj, zato je zgodovina organov društva popolna.

Rezervacije in dokumenti

Člani sami rezervirajo prostore, vozila ali opremo društva, upravitelj rezervacijo potrdi. Dokumenti društva, kot so statut, zapisniki in pravilniki, so zbrani v mapah z različicami, tako da stara različica nikoli ne izgine.

Poročila

Na enem mestu so finančna poročila, poročilo za AJPES, pregled prostovoljskih ur in poslovno poročilo društva, ki ga dobite kot dokument Word in ga le še dopolnite.

Prednosti za društvo

• Manj ročnega dela — položnice, povezovanje plačil, številčenje blagajne in poročila pripravi aplikacija, vi le potrdite in pošljete.
• Vse na enem mestu — člani, članarine, finance, obvestila in dokumenti so povezani med seboj.
• Pravi dostop pravim ljudem — blagajnik vidi finance, tajnik člane, član le svoje podatke. Vsak vidi samo tisto, kar potrebuje.
• Prilagojeno slovenskim društvom — položnice UPN, bančni izpiski slovenskih bank, blagajniški prejemki in izdatki ter poročilo za AJPES.
• Znanje ostane društvu — ob menjavi funkcij nov tajnik ali blagajnik nadaljuje tam, kjer je prejšnji končal.

Varstvo osebnih podatkov članov

Društvo je upravljavec podatkov svojih članov, zato mora vedeti, kje so in kdo jih vidi. Podatki so na strežnikih v Sloveniji, društva so med seboj strogo ločena, vsak uporabnik pa vidi le tisto, kar mu društvo dovoli. Član svoje podatke ureja in prenese sam, aplikacija pa po izteku rokov hrambe podatke bivših članov tudi izbriše. Za obveščanje članov o obdelavi podatkov ima društvo pripravljeno predlogo obvestila o zasebnosti, ki jo le dopolni.

Kako začeti

Društvo registrirate z imenom in e-naslovom. Po kliku na povezavo v e-pošti vas čaka seznam prvih korakov: podatki društva, članarina, finance in povabila članom. Vse ostalo dodajate postopoma, ko vam ustreza.

Registrirajte društvo v mojeDruštvo in preverite, koliko časa prihranite že pri prvi članarini.